Dieser Artikel dient der Orientierung und ersetzt keine individuelle Angebotsprüfung. Die genannten Spannen und Quellen stehen am Ende. Was ein konkretes Vorhaben kostet, hängt vom Umfang ab.
Ein Festpreis ohne schriftlich ausgeschlossenen Umfang ist keine verbindliche Zahl, sondern eine Schätzung mit späterem Nachtrag. Time-and-Material überträgt das Risiko der Fehleinschätzung vollständig auf Sie. Ein vergleichbares KI-Angebot nennt Preis, Nicht-Umfang, Demo- Termine und Code-Eigentum, bevor die Arbeit beginnt.
Die Frage kommt oft erst auf den Tisch, nachdem das erste KI-Vorhaben gescheitert ist. Laut S&P Global haben 2025 rund 42 Prozent der Unternehmen die Mehrzahl ihrer KI-Initiativen wieder eingestellt. Wer danach ein zweites Budget beantragt, vergleicht Angebote meist genauer. Das häufigste Missverständnis in der Praxis: die niedrigere Stundenzahl oder der niedrigere Tagessatz wirke günstiger. Tatsächlich ist oft das Angebot teurer, bei dem ein Teil des Risikos noch gar nicht beziffert ist.
Zwei Vertragsformen und wer das Risiko trägt
Time-and-Material. Abgerechnet wird Zeit. Der Auftraggeber trägt das Risiko, dass Discovery, Datenaufbereitung oder die ERP-Schnittstelle länger dauern als gedacht. Das passiert schnell, etwa wenn sich erst im Projekt zeigt, dass Stammdaten aus drei Systemen zusammengeführt werden müssen. Der Auftragnehmer trägt das Risiko, dass der Auftrag endet, sobald das Budget leer ist, unabhängig davon, ob die Anwendung in Betrieb ist.
Festpreis. Eine Zahl vor Arbeitsbeginn, für einen festgelegten Umfang. Der Auftragnehmer trägt das Risiko der Fehleinschätzung. Der Auftraggeber trägt das Risiko, den Umfang zu Beginn falsch zuzuschneiden. Darum gehört in jedes Festpreis-Angebot ausdrücklich, was nicht geliefert wird. Fehlt dieser Satz, bleibt der Festpreis in der Sache eine Schätzung.
Die KfW (Fokus Nr. 533, Februar 2026) beschreibt, warum das 2026 schärfer gilt als 2023: Der Mittelstand lässt KI zunehmend bauen, statt sie selbst zu entwickeln. Wer beauftragt, kauft in der Regel ein Ergebnis und keine Stunden.
Woran Sie einen unechten Festpreis erkennen
In Angeboten tauchen regelmäßig drei Muster auf. Aus meiner Sicht muss man sie sauber benennen, weil sie später fast immer zu Diskussionen führen.
Nach unten offen. Eine Zahl steht auf der ersten Seite. In einer Anlage steht, Datenaufbereitung, Schnittstellen oder die EU-AI-Act-Einordnung seien „nach Aufwand“. Dann ist nur ein Teil fest. Der Rest läuft als Time-and-Material unter anderem Namen. Im Alltag sieht das oft so aus: Das Kick-off war günstig, die erste Schnittstelle kommt dann als Zusatzposition.
Nach oben offen. „Ab 12.000 Euro“ ohne Obergrenze und ohne Nicht-Umfang. Das ist kein belastbares Angebot. Es ist nur eine erste Einladung zum Gespräch.
Festpreis auf einen Prototyp. Unter etwa 10.000 Euro ist eine produktiv eingesetzte KI-Anwendung mit Datenanbindung, Rechtekonzept und Betrieb rechnerisch nicht darstellbar. Das kann ein sinnvoller erster Schritt sein, zum Beispiel für einen internen Test mit echten Nutzern. Es muss aber auch so bezeichnet sein. Ein Prototyp, der als Produktionspreis verkauft wird, erklärt einen Teil der 42 Prozent.
Die vier Kostenblöcke (Discovery, Daten, Entwicklung, Betrieb) und die Spannen nach Anwendungstyp stehen in Was kostet eine KI-Anwendung?. Dieser Text behandelt die Vertragsform.
Was in beiden Vertragsformen schriftlich stehen muss
Punkt | Time-and-Material | Verbindlicher Festpreis |
|---|---|---|
Preis vor Start | Stundensatz, oft eine Schätzung der Tage | Eine Zahl für den genannten Umfang |
Nicht-Umfang | Selten. Jede neue Datei verlängert die Rechnung | Schriftlich. Fehlt er, ist der Festpreis unecht |
Erste lauffähige Version | „wenn die Stunden reichen“ | Ein Datum in Wochen |
Wem der Code gehört | Oft unklar bis zur Schlussrechnung | Ab Tag 1, in Ihrer GitHub-Organisation |
AVV und Hosting | Häufig eine spätere Anlage | Teil des Angebots, bevor echte Dateien fließen |
EU-AI-Act-Einordnung | Am Projektende, wenn überhaupt | In der Discovery, schriftlich |
Betrieb pro Monat | Offen | Genannt, auch wenn Sie selbst hosten |
Abbruch | Sie zahlen die gelaufenen Stunden | Sie zahlen die gelieferten Wochen und behalten den Code |
Zwei der Zeilen betreffen Freigaben, die vor dem Start geklärt sein müssen. Laut Bitkom nennen 69 Prozent der Unternehmen Datenschutz als Hemmnis, 53 Prozent rechtliche Unsicherheit. AVV, die drei Hosting-Orte (Anwendung, Modell, Logs) und die Einordnung nach EU AI Act gehören deshalb in das Angebot. Wer das erst später nachzieht, ändert oft mehr als nur eine Formalie. Die Vertragspunkte im Einzelnen stehen in KI-Anwendung beauftragen: Was 2026 im Vertrag stehen muss.
Prüfliste für zwei eingehende Angebote
Legen Sie beide Angebote nebeneinander. Zählen Sie die Ja.
Steht eine Zahl fest, bevor die Arbeit beginnt?
Ist schriftlich gesagt, was nicht zum Umfang gehört?
Sind Discovery, Daten, Entwicklung und Betrieb getrennt ausgewiesen?
Wann ist die erste lauffähige Version zu sehen, in Wochen?
Liegt das Repository ab dem ersten Tag in Ihrer Organisation?
Liegt der AVV bei, oder wird er nur erwähnt?
Sind Anwendung, Modell und Logs als drei Orte beantwortet?
Ist die EU-AI-Act-Einstufung Teil der ersten Phase?
Was passiert beim Abbruch: behalten Sie den bis dahin gebauten Code?
Neun Ja auf der Festpreis-Seite und weniger auf der anderen Seite entscheiden die Frage, unabhängig davon, welche Zahl kleiner gedruckt ist.
Zur Einordnung der Stundensätze, die auf Time-and-Material-Angeboten stehen: Freiberufliche IT-Spezialisten im DACH-Raum liegen im Mittel bei 103 bis 105 Euro, Senior-Entwickler über Agenturen bei 90 bis 140 Euro. Ein typisches Mittelstandsprojekt über ein bis zwei Quartale wird mit 40.000 bis 120.000 Euro angesetzt. Wer schon einmal ein Team für mehrere Wochen koordiniert hat, erkennt die Größenordnung sofort. Diese Spannen stehen schon in dem Preisartikel. Sie erklären, warum ein Festpreis über drei oder sechs Wochen gegen diese Rechnung überhaupt vergleichbar ist.
So handhaben wir es
re-entry ist eine KI-App-Fabrik in Deutschland. Der Preis steht fest, bevor die Arbeit beginnt. Was nicht zum Umfang gehört, steht im Angebot. Das Repository liegt ab dem ersten Tag in Ihrer GitHub-Organisation. Wird ein Build unterwegs sinnlos, zahlen Sie die gelieferten Wochen und behalten alles bisher Gebaute, einschließlich des Codes.
Der Pilot-Build liegt bei 14.900 Euro für drei Wochen, der Produktions-Build bei 49.000 Euro für sechs Wochen, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Sie kaufen eine Anwendung zu einem festen Preis, kein Stundenkontingent.
Quellen
S&P Global, 2025, zur Einstellungsquote von KI-Initiativen
KfW Fokus Nr. 533, Februar 2026: KfW-Mittelstandspanel zur KI-Nutzung
Bitkom, KI-Studie 2025 und 2026
Bitkom, Digitale Souveränität 2025
Horváth, KI-Budgets im Mittelstand